Comunicación, factor clave de la logística

Comunicación, factor clave de la logística

Tener la capacidad de trasladar mensajes de manera precisa y correcta es fundamental para evitar errores, sobre todo en una actividad dinámica y en la que intervienen actores diversos como es la logística. Particularmente durante las urgencias, que son habituales en la actividad, se debe poder conservar la cordura y el criterio para contar con capacidad resolutiva y no fallar, especialmente en la comunicación del estado de situación y los pasos a seguir.

A pesar de que las palabras más habituales en el sector sean costos, infraestructura, tecnología y profesionalización, hay un elemento, a veces desconocido, que resulta importante tanto para la logística como para otros sectores: hablamos de la comunicación.

Emitir un mensaje claro y en tiempo y forma puede evitar una gran cantidad de dolores de cabeza. En la logística, el manejo de los tiempos marca la diferencia, para bien o para mal. Es muy importante, por ello, tener la capacidad de trasladar mensajes de manera precisa y correcta, para que se produzca la menor cantidad de errores posibles.

Un claro ejemplo de esto se ve en la utilización de cadenas de comunicación que se envían mediante mail a los diferentes participantes de una operación logística. Generalmente el dador de carga (cliente) se contacta por separado con sus diferentes proveedores (operador logístico, líneas, forwarder, despachantes, depósitos, etc.) como así también entre ellos de manera interna para programar la carga o descarga de la mercadería. Esto produce mucho intercambio y traslado de información y los tiempos cumplen un factor determinante para que todo funcione de manera correcta.

Es por esto que sería conveniente la incorporación de todos estos actores en una sola cadena de mail y que cada uno cumpla en informar lo que le corresponde. De esta manera, se evitarían muchos errores al momento de coordinar un envío y se ahorraría mucho tiempo y dinero.

Nuevos canales y errores de interpretación

Más allá de lo conceptual, la comunicación ha ido modificándose mucho desde lo práctico en los últimos años. Se adicionó, hace ya un par de décadas, el uso fluido de los mails, más adelante el del WhatsApp y entiendo que vamos hacia sistemas que confluyen entre sí para reducir tiempos y costos.

El uso de los mails, puntualmente, ha crecido mucho y ofrecido mucha más información en el intercambio de datos en la logística. Hacerlo de manera adecuada nos permite ser más efectivos y profesionales.

Muchas veces se dice que las percepciones negativas y malos entendidos tienen que ver con errores de comunicación. Lo cierto es que, el no ser precisos con la información que se brinda tanto al cliente como al proveedor, puede llevar a tomar decisiones incorrectas. Estos errores se evitan informando con exactitud las características de la carga al proveedor, o que el proveedor pueda tener la capacidad de trasladar un inconveniente de la misma manera al cliente. Por ello, es muy importante que el emisor sepa plasmar en palabras y datos precisos lo que desea comunicar.

En otros casos, el problema está en el enfoque de una situación. Muchas veces se prioriza algo, cuando en realidad hay otros temas que tienen más urgencia o están antes en las listas de prioridades. En síntesis, saber diferenciar lo urgente de lo importante y, luego, poder planificar adecuadamente.

Urgencias y transparencia

En el caso de las urgencias, puntualmente en nuestro sector, suele haber inconvenientes causados por la propia necesidad de resolver rápido, sabiendo que se corre el riesgo de cometer algún error grave. Uno debe conservar la cordura y el criterio para contar con capacidad resolutiva y no fallar, especialmente en la comunicación del estado de situación y los pasos a seguir. Mirando hacia adentro, en el armado y funcionamiento de los equipos, también se ve el peso de la comunicación. Una comunicación clara y transparente hace que un equipo se consolide y crezca. Saber admitir cuando no se sabe qué hacer ante una situación, o cuando se cree que puede haber otra variante ante un posible problema, son ejemplos de experiencias donde la buena o mala comunicación puede inclinar la balanza para aciertos o errores. Es fundamental, en ese sentido, no quedarse con dudas ante un problema, sino contar con la capacidad para consultar y ofrecer la mejor respuesta posible.

Por último, también es importante mirar hacia fuera, para poder utilizar de la mejor manera la información que nos llega. Los nuevos medios de comunicación y las redes sociales han cambiado drásticamente el modo de comunicarnos. Por eso, sugiero aprovechar las oportunidades que estos brindan, utilizándolos como una vía más de educación, de aprendizaje, eligiendo de quién aprender, sobre qué leer o escuchar y, con eso, sacar el mayor rédito posible.

Artículo publicado en Julio de 2019 en la edición impresa de la revista Énfasis Logística.